Tietosuojaseloste — Suomen versio

1. Rekisterinpitäjä

Tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä on LazyHead e.U., omistaja Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Wien, Itävalta, sähköposti: office@nymtime.com.

Sovellettavia säädöksiä ovat yleinen tietosuoja-asetus ja sitä täydentävästi Itävallan tietosuojalaki (Datenschutzgesetz, DSG), erityisesti DSG 1 § (perusoikeus henkilötietojen salassapitoon, perustuslain tasoinen säännös) ja DSG 24 § (valitus tietosuojaviranomaiselle). Työsuhteen yhteydessä tapahtuvaan käsittelyyn sovelletaan lisäksi tietosuoja-asetuksen 88 artiklaa ja sen valtion säännöksiä, jossa työntekijät ovat työssä (osa B).

Tietosuojavastaavaa ei ole nimitetty. Tietosuoja-asetuksen 37 artiklan 1 kohdan edellytykset eivät täyty: emme ole viranomainen, ydintoimintamme ei muodostu rekisteröityjen laajamittaisesta, säännöllisestä ja järjestelmällisestä seurannasta, emmekä käsittele laajamittaisesti tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä. Tietosuojaa koskevat tiedustelut voi osoittaa osoitteeseen office@nymtime.com.

2. Yleiskatsaus: kolme rekisteröityjen ryhmää

Erotamme kolme ryhmää, joihin sovelletaan eri sääntöjä:

• Verkkosivuston nymtime.com kävijät (kohdat 3–5): tekniset käyttötiedot ja yhteydenotot.
• Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat (kohdat 6 ja 7): sopimuksen tekeminen, maksaminen Stripen kautta, asiakastili Back Office -palvelussa.
• Asiakkaidemme työntekijät (kohta 8): työvuoroluettelo, työaika ja läsnäolo — tässä rekisterinpitäjä on työnantaja ja LazyHead e.U. on tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitettu henkilötietojen käsittelijä.

3. Verkkosivustolla vierailu (palvelinlokit)

Kun sivu avataan, verkkopalvelin käsittelee teknisesti välttämättömiä tietoja: IP-osoite, käytön päivämäärä ja kellonaika, avattu osoite, siirretyn tiedon määrä, HTTP-tilakoodi, selaimen tyyppi ja käyttöjärjestelmä sekä viittaava sivu (referrer).

Tarkoitus: sivun toimittaminen, hyökkäysten torjunta, virheiden analysointi. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta — oikeutettu etumme verkkosivuston ja palvelun turvalliseen ja vakaaseen toimintaan. Säilytysaika: omien palvelintemme (palvelun rajapinta ja verkkopalvelin) lokit sisältävät IP-osoitteita; ne kierrätetään koon mukaan (enintään viisi 10 Mt:n tiedostoa palvelua kohden), korvataan uusilla yleensä muutaman päivän kuluttua ja poistetaan viimeistään 30 päivän kuluttua. Tietoja ei yhdistetä muihin tietoihin eikä analysoida markkinointitarkoituksiin.

Hosting: NymTime-palvelua (sovellus, tietokanta, tiedostojen tallennus, varmuuskopiot) ylläpidetään Hetzner Online GmbH:n (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Saksa) konesalissa Falkensteinissa (Saksa, alue fsn1). Tietokanta sijaitsee LUKS-salatuilla tallennusvälineillä; tietokannan varmuuskopiot salataan pgBackRestillä (AES-256) ja tallennetaan Hetznerin objektitallennukseen (Object Storage) samalla alueella. Verkkosivustoa nymtime.com isännöi ja toimittaa Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München / Cloudflare, Inc., San Francisco, Yhdysvallat) Cloudflare Workers -alustalla. Lisäksi Cloudflare välittää kaiken osoitteisiin api.nymtime.com, app.nymtime.com ja admin.nymtime.com suuntautuvan tietoliikenteen palvelimillemme (käänteinen välityspalvelin, reverse proxy, jossa on suojaus palvelunestohyökkäyksiltä): TLS-salaus päättyy Cloudflareen, ja yhteys Cloudflaresta palvelimillemme on uudelleen TLS-salattu. Cloudflare käsittelee siten teknisesti kaikki tiedot, joita siirretään selaimen tai sovelluksen ja palvelun välillä — myös asiakkaidemme työntekijöiden tietoja —, mutta ei tallenna palvelun sisältöjä; välimuistiin tallennetaan vain verkkosivuston ja sovellusten staattiset tiedostot (skriptit, fontit, kuvat), ja lisäksi Cloudflare pitää yhteyslokeja hyökkäysten torjumiseksi. Cloudflare, Inc. on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksen (EU-US Data Privacy Framework) mukaisesti (Euroopan komission 10. heinäkuuta 2023 antama tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, tietosuoja-asetuksen 45 artikla); lisäksi sovelletaan Cloudflaren tietojenkäsittelysopimukseen sisältyviä Euroopan komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohta). Kummankin palveluntarjoajan kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus.

Fontit toimitetaan osana itse verkkosivustoa. Yhteyttä Google Fontsiin tai muihin fonttipalveluihin ei muodosteta; kolmansien osapuolten skriptejä, kuvia tai sisältöjä ei ladata.

4. Evästeet ja vastaavat tekniikat (TKG 2021 165 §:n 3 momentti)

Verkkosivusto nymtime.com: Tämä verkkosivusto ei aseta evästeitä eikä käytä paikallista tallennustilaa (Local Storage, Session Storage) tunnistamiseen. Sivustolla ei ole analytiikka-, tilasto- tai mainospalveluja. Kieliasetus määräytyy yksinomaan avatun verkkosivuston kielipolun perusteella (esim. /, /en, /fr), eikä sitä tallenneta.

Back Office (asiakkaille tarkoitettu sovellus osoitteessa app.nymtime.com): Back Office asettaa seuraavat evästeet: nt_session — satunnainen, allekirjoitettu istuntotunniste kirjautumisen jälkeen, vain palvelimen luettavissa (HttpOnly), vanhenee 14 päivän kuluttua tai uloskirjautumisen yhteydessä; nt_role — kirjautuneen henkilön rooli, jotta oikea käyttöliittymä näytetään; nt_locale — valittu kieli; nt_location — viimeksi valittu toimipiste. nt_role, nt_locale ja nt_location eivät sisällä nimiä eivätkä yhteystietoja, ja ne vanhenevat 12 kuukauden kuluttua. Lisäksi Back Office tallentaa selaimen paikalliseen tallennustilaan (Local Storage) käyttöasetuksia: työvuoroluettelon valitun näkymän toimipisteittäin ja tiedon siitä, onko käyttöönottovinkki piilotettu. Ylläpitokonsolissa admin.nymtime.com, joka on vain LazyHead e.U.:n työntekijöiden käytettävissä, istuntoevästeen nimi on nt_platform. Nämä evästeet ja merkinnät ovat ehdottoman välttämättömiä käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun kannalta tai ne tallentavat vain käyttäjän itse valitsemia asetuksia; TKG 2021:n (Itävallan televiestintälaki, Telekommunikationsgesetz 2021) 165 §:n 3 momentin mukaan niihin ei tarvita suostumusta. Tähän liittyvän tietojenkäsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimuksen täytäntöönpano). Analytiikka- tai mainosevästeitä Back Office ei aseta.

Maksaminen: Maksu suoritetaan Stripe Checkoutin kautta verkkotunnuksessa stripe.com. Siellä asetetut evästeet kuuluvat Stripen vastuulle ja Stripen evästekäytännön piiriin (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); verkkosivustollamme ei ladata Stripen skriptiä.

Evästebanneria ei sen vuoksi tarvita. Jos otamme tulevaisuudessa käyttöön muita kuin välttämättömiä evästeitä tai kolmansien osapuolten palveluja, pyydämme sitä ennen suostumuksen TKG 2021 165 §:n 3 momentin ja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti ja päivitämme tämän selosteen.

5. Yhteydenottolomake ja sähköposti

Jos käytät yhteydenottolomaketta tai lähetät meille sähköpostia, käsittelemme nimeä, sähköpostiosoitetta, valinnaisesti yritystä ja toimipisteiden lukumäärää, valittua aihetta ja viestisi sisältöä. Tarkoitus: tiedusteluun vastaaminen, pyydettyjen mallipohjien (tietojenkäsittelysopimus, yritysneuvoston kanssa tehtävä sopimus, suostumuslomake, tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi) lähettäminen, sopimuksen tekemisen valmistelu.

Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstäsi) sekä sähköpostitse tapahtuvan yhteydenoton osalta lomakkeessa antamasi suostumus tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti; voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa tulevien käsittelyjen osalta.

Säilytysaika: kunnes tiedustelu on käsitelty loppuun, enintään 6 kuukautta viimeisestä viestistä; jos sopimus tehdään, sovelletaan sopimussuhteen määräaikoja (kohta 10). Vastaanottajat: palvelimemme toimittaa yhteydenottolomakkeen viestit postilaatikkoomme Resend-sähköpostipalvelun kautta (henkilötietojen käsittelijä, kohta 7).

Asiakkaiden tukipyynnöt (support@nymtime.com, yleisten sopimusehtojen (AGB) § 10 kohta 5): Käsittelemme nimeä, sähköpostiosoitetta, yritystä, pyynnön sisältöä ja siihen liittyvää kirjeenvaihtoa pyyntöön vastaamiseksi ja häiriöiden korjaamiseksi. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (käyttösopimuksen täytäntöönpano) sekä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta — oikeutettu etumme pystyä selvittämään toistuvia häiriöitä ja osoittamaan tuen laatu. Säilytysaika: 12 kuukautta pyynnön käsittelyn päättymisestä. Asiakastiliin päästään tällöin vain, jos asiakas on nimenomaisesti sallinut pääsyn (kohta 7).

6. Ostaminen ja oston käsittely (Stripe)

Kun ostat osoitteessa nymtime.com/kaufen, keräämme yrityksesi tiedot (toiminimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka, maa, valinnaisesti ALV-tunniste), toimipisteiden lukumäärän, erikseen tilattujen NFC-tunnisteiden lukumäärän, yhteyshenkilön etu- ja sukunimen ja sähköpostiosoitteen, valinnaisesti puhelinnumeron tilausta ja toimitusta koskevia tiedusteluja varten, valinnaisesti poikkeavan toimitusosoitteen sekä ajankohdan, jolloin hyväksyit yleiset sopimusehdot ja tietojenkäsittelysopimuksen, hyväksyit erikseen yleisten sopimusehtojen § 1 kohdassa 5 mainitut määräykset ja annoit mahdollisen suostumuksen referenssinä mainitsemiseen (yleisten sopimusehtojen § 16 kohta 4). Tarkoitus: sopimuksen tekeminen, asiakastilin perustaminen, laskutus, NFC-tunnisteiden lähettäminen. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimuksen täytäntöönpano) sekä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä UStG:n (Itävallan arvonlisäverolaki, Umsatzsteuergesetz) 11 §:n ja BAO:n (Itävallan verotusmenettelylaki, Bundesabgabenordnung) 132 §:n kanssa (laskutus- ja säilytysvelvollisuudet). Yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietojen osalta oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta — oikeutettu etumme sopimuksen toteuttamiseen yrityksen kanssa. Kun yleiset sopimusehdot ja tietojenkäsittelysopimus vahvistetaan — ostettaessa tai, jos olemme perustaneet asiakastilin itse pyynnöstä, yritysjohdon ensimmäisellä kirjautumiskerralla Back Office -palveluun — tallennamme ajankohdan, asiakirjojen version ja tarkistussumman (vahvistetun tekstin SHA-256), IP-osoitteen ja vahvistavan käyttäjän (osoitusvelvollisuus tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 2 kohdan mukaisesti; oikeusperuste 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

NFC-tunnisteiden lähettäminen: Hintaan sisältyvien ja lisätilattujen NFC-tunnisteiden toimittamista varten luovutamme toiminimen, yhteyshenkilön nimen ja liike- tai toimitusosoitteen — kuriiritoimituksessa lisäksi puhelinnumeron, jos se on annettu — Österreichische Post AG:lle tai kuriiripalvelulle. Kuljetuspalvelu on toimituksen osalta itsenäinen rekisterinpitäjä; sille ei luovuteta työntekijöiden tietoja. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Lähetystiedot säilytämme NFC-tunnisteiden takuuajan päättymiseen asti (12 kuukautta, yleisten sopimusehtojen § 3 kohta 3; tämä ei vaikuta ABGB:n (Itävallan yleinen siviililaki, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) 922 §:n ja sitä seuraavien pykälien mukaiseen lakisääteiseen virhevastuuseen) sekä osana laskua BAO 132 §:n mukaisesti.

ALV-tunnisteen tarkistaminen (VIES): Jos annat ALV-tunnisteen ostaessasi tai myöhemmin Back Office -palvelussa, välitämme tunnisteen yhdessä maatunnuksen kanssa Euroopan komission vahvistusmenettelyyn (VIES, arvonlisäverotietojen vaihtojärjestelmä) ja tallennamme tuloksen, ajankohdan ja vahvistusnumeron. Toistamme tarkistuksen neljännesvuosittain. Tarkoitus: oikea laskutus, erityisesti päätös verovelvollisuuden siirtymisestä (käännetty verovelvollisuus, reverse charge). Vastaanottaja: Euroopan komissio, Rue de la Loi 200, 1049 Bryssel, Belgia. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä UStG 1994:n 11 §:n 1a momentin ja 21 artiklan 3 kohdan kanssa (laskutus- ja ilmoitusvelvollisuudet). ALV-tunniste on yrityksen tunniste; se on henkilötieto vain, jos se liittyy yksityiseen elinkeinonharjoittajaan.

Maksupalveluntarjoaja: Maksu (luottokortti tai SEPA-suoraveloitus) käsitellään Stripe Checkoutin kautta. Maksujen käsittelystä vastaa Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irlanti. Korttinumerot, pankkitiedot ja turvatunnisteet kerää ja tallentaa yksinomaan Stripe; LazyHead e.U. ei saa niitä missään vaiheessa. Saamme Stripeltä asiakas- ja tilaustunnisteen, maksun tilan, maksuvälineen neljä viimeistä numeroa ja laskutustiedot.

Tietojen siirto kolmansiin maihin: Stripe Payments Europe, Ltd. voi siirtää tietoja Stripe, Inc:lle (Yhdysvallat) ja muille konserniyhtiöille. Perusteena ovat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksestä, jonka piiriin Stripe, Inc. kuuluu, sekä Euroopan komission tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti. Lisätietoja: https://stripe.com/de-at/privacy.

Laskut ja maksutositteet säilytämme BAO 132 §:n mukaisesti seitsemän vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona ne on annettu.

7. Asiakastili ja Back Office

Osoitehaku: Kun käyttäjä kirjoittaa Back Office -palvelussa toimipisteen osoitetta, lähetämme syötetyn tekstin Komoot GmbH:n (Hauptstraße 35, 12159 Berlin, Saksa) Photon-hakupalveluun (palvelimet EU:ssa) osoite-ehdotusten saamiseksi; jos palvelu ei ole tavoitettavissa, teemme kyselyn varajärjestelynä OpenStreetMap Foundationin Nominatim-palveluun. Pyynnön tekee palvelimemme, ei selain — käyttäjän IP-osoitetta ei välitetä; hakutekstiä emme kirjaa lokiin. Tarkoitus: toimipisteen osoitteen tallentaminen. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu virheettömään osoitteen tallentamiseen). Karttatiedot: © OpenStreetMapin tekijät (ODbL 1.0).

Jokaisesta Back Office -palvelun käyttäjästä (yritysjohto, esihenkilöt, veroneuvonta) käsittelemme nimeä, sähköpostiosoitetta, valinnaisesti puhelinnumeroa, roolia ja toimipistettä, kirjautumisten ajankohtia, istuntotunnistetta (eväste nt_session, kohta 4) sekä turvallisuuden kannalta merkityksellisten toimien lokia (tapahtumaloki). Tarkoitus: palvelun tarjoaminen, pääsyn suojaaminen, muutosten jäljitettävyys. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta; tapahtumalokin osalta lisäksi tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (turvallisuus, osoitusvelvollisuus tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 2 kohdan mukaisesti). Näiden käyttäjätietojen osalta olemme itse rekisterinpitäjä; ne eivät kuulu tietojenkäsittelysopimuksen piiriin, joka koskee vain asiakkaan työntekijöiden tietoja (kohta 8).

Kirjautuminen Back Office -palveluun: Käyttäjätunnisteena on käyttäjän sähköpostiosoite, ja lisäksi käytetään itse valittua salasanaa. Käyttäjä asettaa salasanan kertakäyttöisellä linkillä, jonka lähetämme tähän osoitteeseen ja joka on voimassa 24 tuntia; unohtunut salasana palautetaan kertakäyttöisellä linkillä, joka on voimassa yhden tunnin. Tallennetun sähköpostiosoitteen muutoksen vahvistamme uuteen osoitteeseen lähetettävällä koodilla. Salasanat tallennamme ainoastaan tiivisteinä (scrypt satunnaisella suolalla) — selväkielisinä ne eivät ole tiedossamme, eikä niitä voida myöskään ilmoittaa meille. 10 peräkkäisen epäonnistuneen yrityksen jälkeen pääsy estetään 15 minuutiksi; kirjautumiset, epäonnistuneet yritykset, salasanan vaihdot ja estot kirjataan lokiin. Lisäksi yritys voi ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen: todennussovelluksen (TOTP) antama aikaan perustuva kertakäyttöinen koodi ja palautuskoodit; tällöin tallennetaan vain sovelluksen salattu salaisuus ja palautuskoodien tiivisteet. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta itse kirjautumisen osalta ja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta eston, kaksivaiheisen tunnistautumisen ja turvallisuuslokin osalta (meidän ja sinun oikeutettu etusi luvattoman pääsyn torjumiseen). Työntekijäsovelluksessa käytetään edelleen aktivointia tallennettuun sähköpostiosoitteeseen lähetettävällä koodilla ja täsmälleen yhden laitteen sidontaa (kohta 8).

Järjestelmän lähettämät sähköpostit (kirjautumis- ja kutsulinkit, työntekijäsovelluksen aktivointikoodit, ilmoitukset, sopimus- ja maksutiedotteet, laskut) lähetämme henkilötietojen käsittelijänä toimivan Resend, Inc:n (San Francisco, Yhdysvallat) kautta. Resend lähettää viestit Amazon Simple Email Service -palvelun kautta alueella eu-west-1 (Irlanti); käsiteltäviä tietoja ovat vastaanottajan osoite, aihe, viestin sisältö ja toimitustila. Siirtoihin Resend, Inc:lle Yhdysvaltoihin sovelletaan EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä (tietosuoja-asetuksen 45 artikla) ja Euroopan komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohta).

Jos joku pyytää työntekijäsovelluksessa koodia sähköpostiosoitteeseen, jota ei ole tallennettu yhdellekään yritykselle, lähetämme tähän osoitteeseen kerran (enintään kerran 24 tunnissa) ilmoituksen, ettei osoitteella ole tiliä ja että osoite on tarkistettava työnantajalta. Sovellus itse ei tällöin näytä mitään eroa tunnettuun osoitteeseen verrattuna. Käsiteltäviä tietoja ovat vain syötetty osoite ja ajankohta (viestien rajoittamiseksi yhteen päivässä, minkä jälkeen ne poistetaan). Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta — oikeutettu etu auttaa henkilöitä pääsemään palveluun paljastamatta, mitä osoitteita järjestelmässä on.

Alustan ylläpitäjän pääsy: LazyHead e.U.:n työntekijöillä ei ole pääsyä asiakastiliin tallennettuihin työntekijätietoihin. Tuen pääsy on mahdollinen vain, jos asiakas nimenomaisesti sallii sen Back Office -palvelussa kohdassa Asetukset → Tilaus → Tuen käyttöoikeus — laajuus ja kesto määriteltyinä ja peruutettavissa milloin tahansa; jokainen pääsykerta kirjataan asiakkaan tapahtumalokiin.

8. Asiakkaidemme työntekijöiden tiedot (käsittely henkilötietojen käsittelijänä, tietosuoja-asetuksen 28 artikla)

Työntekijöiden tietojen rekisterinpitäjä on kulloinenkin NymTime-palvelua käyttävä työnantaja. LazyHead e.U. käsittelee näitä tietoja yksinomaan työnantajan lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti tietojenkäsittelysopimuksen (nymtime.com/avv) perusteella. Tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukaisten tietojen antaminen työntekijöille kuuluu työnantajalle; tarjoamme tätä varten mallipohjan, joka näytetään työntekijäsovelluksessa ensimmäisellä käynnistyskerralla ja on siellä asetuksissa milloin tahansa luettavissa kokonaisuudessaan.

Käsiteltävät tietoryhmät: perustiedot (nimi, yhteystiedot, tehtävä, toimipiste, henkilöstönumero, työsuhteen laji), työvuoroluettelo (suunnitellut vuorot, roolit), työaikakirjanpito (tosiasiallinen alkamis- ja päättymisaika, lepotauot ja lyhyet tauot, korjaukset perusteluineen), tuntisaldo (sovittujen ja toteutuneiden tuntien saldo yrityksen tasoittumisjaksolla), poissaolot (vuosiloma, sairauspoissaolo, saldovapaa, omaishoitovapaa ja muut lajit), kirjauksen yhteydessä tehdyn sijaintitarkistuksen tulos, laitetiedot (laitetunniste, julkinen avain, malli, tila), saatavuustiedot, vuoronvaihtoon liittyvät tarjoukset ja hyväksynnät, yrityksen tiedotteiden (ilmoitustaulu) lukukuittaukset sekä — vain jos asiakas käyttää näitä toimintoja — henkilöstöasiakirjat, mukaan lukien työntekijän lataamat todistukset, palkka-asiakirjat ja sisäiset henkilöstökulutiedot.

Lepotauot: Tauot kirjataan yrityksen valitseman säännön mukaisesti — ne vähennetään automaattisesti, esihenkilö määrää ne vuoroon tai työntekijä kirjaa ne painikkeella. Jos yli kuuden tunnin vuorossa ei ole kirjattu taukoa, NymTime vähentää lakisääteisen vähimmäislepotauon toimipisteen valtion lain mukaisesti, jotta työaikakirjanpito ei jää virheelliseksi, ja näyttää esihenkilölle huomautuksen ”Taukoa ei kirjattu”. Huomautus on tarkoitettu yksinomaan kirjanpidon korjaamiseen; se ei ole seuraamus, ei suoritusarviointi eikä peruste varoitukselle. Korjauksen tekee perustellen yrityksen henkilö; työntekijä näkee korjaukset sovelluksessaan.

Työaikakirjanpito laaditaan toimipisteittäin sen valtion maaprofiilin mukaan, jossa toimipiste sijaitsee, ja se asetetaan työntekijän saataville sovelluksessa.

Saatavuustiedot: Työntekijät voivat ilmoittaa, minä päivinä he ovat käytettävissä, ovat käytettävissä vain vastahakoisesti tai eivät ole käytettävissä. Tieto on vapaaehtoinen, se on tarkoitettu yksinomaan suunnitteluun, eikä se ole työaikalainsäädännössä tarkoitettua työvalmiutta eikä varallaoloa; siitä ei synny velvollisuutta aloittaa työtä eikä oikeutta palkkaan. Suunnitteluvalta ja vastuu työvuoroluettelosta säilyvät työnantajalla. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (työsuhteen toteuttaminen).

Vuoronvaihto: Kun työntekijä tarjoaa vuoroa vaihdettavaksi, saman toimipisteen työtoverit, joilla on sama rooli, näkevät nimen, roolin tai osaston ja kyseisen vuoron ajat — eivät muuta. Vaihdon hyväksyjä näytetään tarjoavalle työntekijälle ja esihenkilölle. Vaihto tulee voimaan, kun esihenkilö hyväksyy sen tai jos yritys on ottanut käyttöön samankaltaisten vuorojen automaattisen hyväksynnän. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta; läsnäolo- tai suoritustietoja ei tällöin paljasteta.

Työtovereille näkyvät yhteystiedot (yhteystiedot): Työntekijän puhelinnumero ja sähköpostiosoite näkyvät toimipisteen muille työntekijöille vain, jos työntekijä itse ottaa tämän käyttöön sovelluksen asetuksissa. Oletusasetus on ”pois”. Oikeusperuste: suostumus tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti; suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa tulevien käsittelyjen osalta (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohta) — peruuttamisen jälkeen yhteystiedot eivät heti enää näy. Peruuttamisesta ei aiheudu haittaa työsuhteessa; ilman näkyviksi asettamista työtovereille näkyvät vain nimi, rooli tai osasto ja nimikirjaimet. Esihenkilöt näkevät työhön liittyvät yhteystiedot tästä riippumatta tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohdan perusteella.

Ilmoitustaulu (yrityksen tiedotteet): Yritys voi julkaista tiedotteita yksittäisille toimipisteille tai osastoille tai kaikille työntekijöille, halutessaan julisteen (kuva tai PDF) kanssa; kuvat tallennetaan ilman upotettuja metatietoja, kuten kuvauspaikkaa tai kameratietoja. NymTime tallentaa tiedon siitä, kuka on avannut tiedotteen ja — jos yritys sitä pyytää — kuitannut sen tiedoksi, jotta yritys voi osoittaa, että tärkeät yritystä koskevat tiedot on saatu tietoon. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta. Lukukuittaus ei ole työsuorituksen valvontaväline; käyttäytymistä ei analysoida tätä laajemmin.

Työntekijän asiakirjat: Yritys voi tallentaa asiakirjoja ja asettaa ne asianomaisen työntekijän nähtäviksi sovelluksessa (esimerkiksi kirjallinen selvitys työn keskeisistä ehdoista, palkkalaskelmat ja todistukset); työntekijä voi itse ladata asiakirjoja (esimerkiksi sairauspoissaolotodistuksen tai pyydettyjä todistuksia), ja yritys voi pyytää asiakirjaa. Asiakirjoille voidaan tallentaa voimassaolon päättymispäivä (esimerkiksi oleskelulupa), josta NymTime muistuttaa ajoissa. Sairauspoissaolotodistus sisältää tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja terveyttä koskevia tietoja; sen saa tallentaa vain, jos työnantaja saa vaatia todistuksen sen valtion lain mukaan, jossa työntekijä on työssä (säännökset mainitaan osassa B) — oikeusperuste on tällöin tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan b alakohta yhdessä näiden säännösten kanssa. Jos työkyvyttömyys ilmoitetaan sähköisesti sosiaalivakuutuslaitoksen kautta, tallennetaan vain työnantajalle kuuluva tieto ilman diagnoosia; jos todistuksessa on diagnoosikoodi, se peitetään ennen lataamista. Henkilöstöasiakirjat voivat sisältää kansallisia tunnistenumeroita (esimerkiksi sosiaaliturvatunnuksen); työnantaja tallentaa niitä vain oman valtionsa lain puitteissa. Diagnooseja ja sairauksien syitä ei saa kirjata. Sairauspoissaolotodistukset ja palkka-asiakirjat näkyvät vain yritysjohdolle, asiakkaan nimenomaisesti siihen oikeuttamille henkilöille ja asianomaiselle työntekijälle; jokainen pääsykerta kirjataan lokiin. Sovellus salaa asiakirjat AES-256-GCM:llä ennen niiden tallentamista; avaimet ovat vain sovelluspalvelimilla. Säilytys määräytyy asiakkaan asetuksissa olevien tietolajien mukaan: palkka-asiakirjat tietolajin ”Palkka-asiakirjat” mukaan (määräaika ja sen alkamisajankohta osan B mukaan), muut asiakirjat tietolajin ”Työntekijöiden asiakirjat” mukaan.

Kamera ja valokuvat: Työntekijäsovelluksen kamera lukee vain toimipistekyltin QR-koodin sovelluksen asentamiseksi tai avaamiseksi; kuvaa ei tällöin tallenneta. Valokuva otetaan tai valitaan galleriasta vain, kun työntekijä itse lataa asiakirjan (esimerkiksi sairauspoissaolotodistuksen). Leimauksen yhteydessä valokuvia ei oteta.

Ilmoitukset puhelimeen (push): Työntekijäsovellus voi vastaanottaa ilmoituksia esimerkiksi uudesta vuorosta tai poissaoloa koskevasta päätöksestä. Tätä varten tallennamme laitteen push-tunnuksen (push-token). Ilmoitukset lähetetään Expon (650 Industries, Inc., Yhdysvallat) push-palvelun kautta ja sieltä Apple Push Notification service -palvelun (Apple) tai Firebase Cloud Messaging -palvelun (Google) kautta. Välitetään vain push-tunnus, tunniste ja ilmoituksen laji sekä yleinen teksti ilman henkilötietoja; yksityiskohdat sovellus näyttää vasta avattaessa. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Ilmoitukset voi kytkeä pois puhelimen asetuksista milloin tahansa. Push-palvelun teknisiä käyttötietoja (esimerkiksi puhelimen IP-osoite push-tunnusta haettaessa) Expo käsittelee lisäksi omalla vastuullaan palvelunsa toimintaa ja turvallisuutta varten (expo.dev/privacy). Siirtoon Expolle Yhdysvaltoihin sovelletaan EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä (tietosuoja-asetuksen 45 artikla), jonka mukaisesti Expo on sertifioitu; perusteena on 28.9.2026 päivätty tietojenkäsittelyliite (Data Processing Addendum).

Tilin poistaminen: Työntekijä voi pyytää tilinsä poistamista sovelluksen asetuksissa. Pyyntö menee työnantajalle, joka päättää siitä rekisterinpitäjänä. Työaikakirjanpito säilytetään poistamisen jälkeenkin toimipisteen valtion lain mukaisen lakisääteisen ajan (säilytysaika jäljempänä).

Liikevaihtotiedot: Tunnuslukuja, kuten henkilöstökulujen osuutta, varten yritys voi syöttää toimipistekohtaisia päivän liikevaihtoja tai tuoda ne tiedostona. Nämä tiedot koskevat toimipistettä eivätkä henkilöitä; ne eivät sellaisenaan ole henkilötietoja. Yhteys henkilöihin syntyy vasta vertailussa henkilöstökuluihin, ja tämä vertailu on ainoastaan asiakkaan yritysjohdon käytettävissä.

Ei sijaintikoordinaatteja: NymTime ei tallenna GPS-koordinaatteja, reittejä eikä liikkumisprofiileja. Sijaintiin perustuvassa leimauksessa ilman NFC:tä työntekijän laite lähettää kirjauksen hetkellä kerran nykyisen sijaintinsa tarkkuuksineen palvelimellemme; palvelin tarkistaa sen avulla vain, onko laite työnantajan määrittämän toimipisteen alueen sisällä, ja hylkää koordinaatit välittömästi — tallennetaan vain tulos ”sisällä”, ”ulkopuolella” tai ”sijainti ei käytettävissä” ajankohtineen ja tarkkuuksineen metreinä. NFC-tunnisteella leimattaessa sijainti lähetetään mukana ja tarkistetaan samalla tavalla vain, jos sijaintitarkistus on käytettävissä toimipisteessä eikä työnantaja ole kytkenyt sitä pois päältä; muussa tapauksessa ei lainkaan. Sijainti määritetään vain kerran kirjauksen hetkellä; taustapaikannusta ei tehdä. Vuoron ulkopuolella tarkistusta ei tehdä.

Sijaintitarkistus kunkin maan lain mukaan: Sijainnin tarkistaminen kirjauksen yhteydessä on valvontatoimenpide. Se on käytettävissä toimipisteissä, joissa toimipisteen maan laki sen sallii, ja työnantaja voi kytkeä sen pois päältä toimipistekohtaisesti. Ennen kuin työnantaja ottaa sen käyttöön, hän suorittaa maansa lain edellyttämät vaiheet; vaiheet mainitaan osassa B. Back Office näyttää ne työnantajalle tarkistuslistana mutta ei estä toimintoa; niin kauan kuin vaiheita puuttuu, työnantaja kytkee sijaintitarkistuksen pois päältä toimipisteen osalta. Joissakin maissa sijaintitarkistusta ei tarjota kiinteillä työpaikoilla. Taustapaikannusta ei tehdä; tarkistus tehdään vain kirjauksen hetkellä, eikä NymTime tallenna koordinaatteja vaan ainoastaan tuloksen ”sisällä”, ”ulkopuolella” tai ”sijainti ei käytettävissä”.

Tiedoksi saamiset ja suostumukset sovelluksessa: Jos maan laki edellyttää, että työntekijälle ilmoitetaan toiminnosta tai että hän antaa siihen suostumuksensa, työntekijä vahvistaa tämän sovelluksessa tutustuttuaan asiakirjaan. Tallennetaan ajankohta, asiakirja ja sen versio sekä vastaus. Työntekijä voi peruuttaa suostumuksen milloin tahansa sovelluksessa tulevien käsittelyjen osalta (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohta); tämä ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos sijaintitarkistus perustuu suostumukseen, NymTime ei peruuttamisen jälkeen enää tarkista kyseisen työntekijän sijaintia leimauksen yhteydessä; työnantaja näkee peruuttamisen Back Office -palvelussa — leimaaminen NFC-tunnisteella ja muut työnantajan tarjoamat tavat ovat edelleen mahdollisia.

Työnantajan oikeusperusteet: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä toimipisteen valtion lain mukaisen työajan kirjaamisvelvollisuuden kanssa, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (työsopimus, työvuorosuunnittelu), tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (järjestelmän turvallisuus, yksi laite henkilöä kohden) sekä kirjauksen yhteydessä tehtävän sijaintitarkistuksen osalta kunkin maan lain edellyttämät perusteet; valtion säännökset mainitaan osassa B.

Säilytysaika: Työnantaja määrittää säilytysajat tietolajeittain Back Office -palvelussa; NymTime pakottaa lakisääteiset vähimmäisarvot. Työaikakirjanpidon, tapahtumalokin ja asiakirjojen oletusarvot mainitaan osassa B toimipisteen valtion lain mukaisesti; läsnäolon raakatapahtumat 3 kuukautta, lyhyemmin, jos valtion laki sitä edellyttää (osa B), sovelluksen ilmoitukset 6 kuukautta. Päivittäinen ajo poistaa tai anonymisoi vanhentuneet tiedot ja kirjaa tämän lokiin.

Työntekijöiden oikeudet: Työntekijät käyttävät oikeuttaan saada pääsy tietoihin, oikaista ja poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja vastustaa käsittelyä työnantajaansa kohtaan. Työntekijäsovelluksessa he voivat milloin tahansa tarkastella työaikatietojaan ja viedä ne kuukausittain. Meille saapuvat pyynnöt välitämme viipymättä työnantajalle ja avustamme sitä niihin vastaamisessa.

9. Vastaanottajat ja siirrot kolmansiin maihin

Luovutamme henkilötietoja vain seuraaville vastaanottajille: palvelun hosting-palveluntarjoaja (Hetzner Online GmbH, konesali Falkensteinissa EU:ssa, henkilötietojen käsittelijä), Cloudflare (verkkosivuston hosting ja kaiken palveluun suuntautuvan tietoliikenteen välittäminen, henkilötietojen käsittelijä — kohta 3), Resend, Inc. (sähköpostien lähettäminen Amazon Simple Email Service -palvelun kautta Irlannissa, henkilötietojen käsittelijä — kohta 7), Expo (650 Industries, Inc.) yhdessä Apple Push Notification service- ja Firebase Cloud Messaging -palvelujen kanssa (ilmoitukset työntekijäsovellukseen ilman henkilötietoja — kohta 8), Stripe Payments Europe, Ltd. (itsenäinen rekisterinpitäjä maksujen käsittelyn osalta), Österreichische Post AG tai kuriiripalvelu (NFC-tunnisteiden toimittaminen, vain lähetystiedot), Euroopan komissio (ALV-tunnisteen vahvistaminen VIES-järjestelmässä, vain maatunnus ja ALV-tunniste — kohta 6), Komoot GmbH (Photon-osoitehaku, vain syötetty osoiteteksti — kohta 7) sekä viranomaiset ja tuomioistuimet, jos siihen on lakisääteinen velvollisuus. Henkilötietojen käsittelijöiden ajantasainen luettelo on tietojenkäsittelysopimuksen (nymtime.com/avv) liite 2.

NymTime-palvelun tiedot — asiakastilit, työntekijätiedot, asiakirjat, varmuuskopiot — tallennetaan yksinomaan EU:ssa (Hetzner, Falkenstein). Tietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolisiin kolmansiin maihin seuraavissa tapauksissa: kun Cloudflare välittää tietoliikenteen (kohta 3), kun sähköposteja lähetetään Resendin kautta (kohta 7), kun push-ilmoituksia lähetetään Expon, Applen ja Googlen kautta (kohta 8) ja Stripen suorittaman maksujen käsittelyn yhteydessä (kohta 6). Perusteena on kulloinkin Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksestä (tietosuoja-asetuksen 45 artikla) sen mukaisesti sertifioitujen yritysten osalta ja lisäksi Euroopan komission tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet (tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohta).

10. Säilytysajat yhdellä silmäyksellä

Jollei edellä toisin mainita, sovelletaan seuraavia määräaikoja:

• Palvelinlokit, joissa on IP-osoitteita: kierrätetään koon mukaan, yleensä muutama päivä, enintään 30 päivää.
• Yhteydenotot: kunnes asia on käsitelty, enintään 6 kuukautta viimeisestä viestistä.
• Kertakäyttöiset linkit ja koodit: salasanan asettaminen 24 tuntia, salasanan palauttaminen 1 tunti, uuden sähköpostiosoitteen vahvistaminen ja työntekijäsovelluksen aktivointi kumpikin 15 minuuttia — tallennetaan vain tiivisteinä ja poistetaan sen jälkeen.
• Asiakkaiden tukipyynnöt: 12 kuukautta pyynnön käsittelyn päättymisestä.
• Sopimus- ja asiakastilitiedot: sopimuksen voimassaoloaika; sen jälkeen 30 päivää asiakkaan tietojen vientiä varten, minkä jälkeen tiedot poistetaan, jollei säilytysvelvollisuutta ole.
• Laskut, maksutositteet, hyväksyntöjen todisteet (yleiset sopimusehdot, tietojenkäsittelysopimus): 7 vuotta BAO 132 §:n mukaisesti tai vaatimusten vanhentumisajan.
• Asiakkaidemme työntekijöiden tiedot: asiakkaan lakisääteisten vähimmäisarvojen puitteissa määrittämien säilytysaikojen mukaan (kohta 8).
• Varmuuskopiot: korvataan uusilla viimeistään 35 päivän kuluttua ensisijaisten tietojen poistamisesta.

11. Oikeutesi

Sinulla on meitä kohtaan oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla), oikeus tietojen oikaisemiseen (16 artikla), oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla), oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla), oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla) ja oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (21 artikla), sekä oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa tulevien käsittelyjen osalta (7 artiklan 3 kohta). Ota tätä varten yhteyttä osoitteeseen office@nymtime.com tai — asiakkaana — osoitteeseen support@nymtime.com; vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa (tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 3 kohta).

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja-asetuksen 77 artikla, DSG 24 §): Itävallan tietosuojaviranomainen (Österreichische Datenschutzbehörde, DSB), Barichgasse 40–42, 1030 Wien, puhelin +43 1 52 152-0, sähköposti dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Tietosuojaviranomaisen päätöksiin voi hakea muutosta liittovaltion hallintotuomioistuimelta (Bundesverwaltungsgericht) (DSG 27 §). Meitä Itävaltaan sijoittautuneena rekisterinpitäjänä koskevissa asioissa toimivaltainen on Itävallan tietosuojaviranomainen. Rekisteröidyt voivat kuitenkin tehdä valituksensa tietosuoja-asetuksen 77 artiklan 1 kohdan mukaisesti myös vakinaisen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka väitetyn rikkomisen tapahtumapaikan valvontaviranomaiselle; sen valtion valvontaviranomainen, jota tämä versio koskee, mainitaan osassa B. Kaikkien Euroopan unionin tietosuojavalvontaviranomaisten yhteystiedot julkaisee Euroopan tietosuojaneuvosto osoitteessa edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_fi.

Asiakkaidemme työntekijät osoittavat pyyntönsä työnantajalleen (kohta 8); meille saapuvat pyynnöt välitämme eteenpäin.

12. Ei automatisoituja päätöksiä

Emme tee tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna. Asiakirjoista automaattisesti ehdotetut kentät merkitään NymTime-palvelussa sellaisiksi, ja henkilö tarkistaa ne aina; poissaolojen hyväksynnät ja työaikojen korjaukset tekee aina ihminen asiakkaan yrityksessä.

13. Tietoturva (tietosuoja-asetuksen 32 artikla)

Kaikki yhteydet on salattu TLS:llä. Back Office -palvelun salasanat tallennetaan ainoastaan satunnaisella suolalla muodostettuina tiivisteinä (scrypt), samoin kertakäyttöiset linkit ja koodit; 10 epäonnistuneen yrityksen jälkeen pääsy estetään 15 minuutiksi, jokaisen salasanan vaihdon yhteydessä kaikki voimassa olevat istunnot päätetään, ja yritys voi edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista (TOTP-sovellus palautuskoodeineen) kaikilta käyttäjätunnuksilta. Pääsy Back Office -palvelussa on rooli- ja toimipistekohtainen; jokainen työntekijän laite on sidottu kryptografisesti (yksi aktiivinen laite henkilöä kohden); NFC-tunnisteet on suunniteltu dynaamisesti allekirjoitetuin viestein kopiointia vastaan; tapahtumaloki on muuttumaton; tietokanta sijaitsee hosting-palveluntarjoajan LUKS-salatulla taltiolla; sovellus salaa asiakirjat AES-256-GCM:llä ennen niiden tallentamista objektitallennukseen (avaimet vain sovelluspalvelimilla), pgBackRest salaa tietokannan varmuuskopiot AES-256:lla; siirto tapahtuu yksinomaan TLS:n välityksellä; päivittäiset varmuuskopiot EU:ssa sijaitsevaan konesaliin. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet kokonaisuudessaan ovat tietojenkäsittelysopimuksen liitteessä 3.

14. Tämän selosteen muutokset

Päivitämme tätä selostetta, kun palvelu, käytetyt palveluntarjoajat tai oikeustila muuttuvat. Voimassa on kulloinkin osoitteessa nymtime.com/datenschutz julkaistu versio; nykyisen version päivämäärä on sivun alussa. Asiakkaille ilmoitamme olennaisista muutoksista lisäksi sähköpostitse.

B1. Työsuhde

Työsuhteessa tapahtuvaan käsittelyyn sovelletaan Suomessa lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004): työnantaja käsittelee vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, eikä se voi poiketa tästä suostumuksesikaan perusteella (3 §). Ennen sähköisen työajan kirjaamisen käyttöönottoa NFC-tunnisteella työnantaja kuulee työntekijöitä tai käsittelee asian yhteistoimintalain (1333/2021) mukaisessa vuoropuhelussa, määrittelee käyttötarkoituksen ja menetelmät kirjallisesti ja tiedottaa niistä sinulle (lain 759/2004 21 §).

Sijaintitarkistus: Suomessa sitä ei käytetä työnantajan kiinteissä toimipisteissä. Vain työntekijöille, jotka työskentelevät kokonaan tai pääosin työnantajan tilojen ulkopuolella ja joille ei ole muuta vaihtoehtoa, sitä voidaan käyttää vaikutustenarvioinnin ja 21 §:n mukaisen menettelyn jälkeen ja vain erillisellä suostumuksellasi sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 160 §:n mukaisesti. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa ilman seuraamuksia sovelluksessa tai ilmoittamalla esihenkilöllesi; sijaintitarkistus päättyy silloin välittömästi, ja kirjaat työaikasi muulla tavoin. Oman puhelimesi käyttö on vapaaehtoista; työnantaja tarjoaa muun tavan kirjata työaika. Nämä perusteet ovat osan A kohdassa 8 tarkoitetut sijaintitarkistuksen edellyttämät perusteet.

B2. Työaikakirjaukset ja asiakirjat

Työaikakirjaukset palvelevat työaikalain (872/2019) 32 §:n mukaista työaikakirjanpitoa; oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä tämän säännöksen kanssa. Voit pyytää työnantajalta kirjallisen selvityksen sinua koskevista merkinnöistä.

Asiakirjoihin kuuluvat Suomessa esimerkiksi selvitys työnteon keskeisistä ehdoista ja palkkalaskelmat. Niissä voi olla henkilötunnuksesi; työnantaja tallentaa sen vain siltä osin kuin tietosuojalain (1050/2018) 29 § sen sallii. Terveydentilaasi koskevia tietoja työnantaja käsittelee vain, jos se on saanut ne sinulta itseltäsi tai kirjallisella suostumuksellasi, erillään muista tiedoista ja ilman diagnoosia (lain 759/2004 5 §, tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan b alakohta).

B3. Säilytysaika

Oletusarvot Suomessa: työaikakirjaukset 7 vuotta (työnantaja säilyttää työaikakirjanpidon vähintään työaikalain mukaisen kanneajan päättymiseen asti), raa'at läsnäolotapahtumat 3 kuukautta, sijaintitarkistuksen tulos 30 päivää, tarkastusloki 7 vuotta, asiakirjat 7 vuotta, palkka-asiakirjat 10 vuotta, tiedotteet 6 kuukautta. Palkka-asiakirjojen määräaika alkaa sen kalenterivuoden päättymisestä, jota palkanlaskenta koskee.

B4. Valvontaviranomainen

Asiakkaiden, joiden kotipaikka on Suomessa, ja Suomessa sijaitsevien toimipisteiden työntekijöiden osalta toimivaltainen on tietosuojavaltuutetun toimisto: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki (postiosoite PL 800, 00531 Helsinki), puhelin +358 29 566 6700, sähköposti tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi; valitukset verkkolomakkeella osoitteessa www.tietosuoja.fi (osan A kohta 11).